Løsningen bygger på det faktum, at næsten alle virksomheder i dag benytter Active Directory til at styre adgangen til deres netværk.
Active Directory er et LDAP baseret adressekartotek og er en logisk placering for brugerinformation, som benyttes til at generere Outlook signaturer.
Man kan se denne løsning som en udvidelse af Active Directory funktionaliteten. Når den er installeret skal IT administrationen ikke længere tænke på signaturen.
Alle brugere får helt automatisk en signatur, når de logger på deres PC første gang. Når brugerens kontaktinformationer bliver ændret, genereres der automatisk nye signaturer, når brugeren logger på netværket næste gang.
DynamicSignature Manager
DynamicSignature Manager installeres på en member-server eller en domain controller. Med Manageren kan du redigere, konfigurere, og udrulle dine signature.
DS Client
Dynamicsignature Client er den komponent som sørger for at generere Outlook signaturene når brugerne logger på netværket. DynamicSignature Client er et selvstændigt ultra-small-footprint program.
Ultra-small-footprint: Vi har gjort meget ud af at programmet fylder ekstremt lidt, så det ikke giver problemer på dit netværk, når det køre.
Selvstændigt: Al funktionalitet er indeholdt i en exe fil. Derfor skal det IKKE installeres for at fungere.
Tilsammen gør disse to ting, at du blot kan kalde programmet i et loginscript, fra en placering på netværket.
Når brugeren logger på netværket, læser programmet alle de nødvendige informationer om brugeren fra AD. Informationen ”smelter” scriptet sammen med din virksomheds Signatur-Design-skabelon, som hentes fra et centralt server-share, sammen med logoer m.m. Udfra disse informationer genereres 3 signaturfiler (html/rtf/txt) som placeres på klientens PC, således at brugeren inde fra Outlook kan vælge den fra en drop-down liste.
For at aktivere signaturene i din organisation, skal du KUN tilføje en Group-Policy.
Denne GPO sikre at scriptet køres på klient PC'erne, når brugeren logger på. Der skal ikke installeres noget software på klient PC'erne.
Du kan lave lige så mange signaturer du ønsker.
Klientens oplevelse
Når klienten logger på netværket vil dennes PC hente og afvikle softwaren. Det tager nogle sekunder at genere signaturne. Brugeren ser en bobble-besked ved uret i "Task-baren". som denne.
Outlook Web Access
DynamicSignature understøtter at overføre signaturen til OWA hvis man ønsker det.
Både Exchange 2003 & 2007 & 2010 er understøttede.
Både text & html versionen af signaturen sendes til OWA.
Valg af signature i Outlook
Så snart brugeren logger på domænet bliver signaturen tilgængelig i Outlook.
Du kan lade scriptet lave de nødvendige indstillinger, så brugeren bliver tvunget til at benytte den nye signatur. Du kan slå dette fra, så brugeren valgfrit kan vælge at benytte en anden personlig signatur. Det afgøres af administratoren, hvordan løsningen ønskes anvendt.
Brugeren kan altid vælge en anden signatur, mens han/hun skriver en mail, ved at højreklikke på sin signatur i mailen.
Dette giver således også mulighed for at lave flere signature. Et typisk scenarie er at man ønsker både en engelsk og en dansk version.
Billede-håndtering
Alle billeder i signaturen, vil blive omsat til MIME Base-64 af Outlook, når mailen bliver sendt til en modtager.
Det betyder,at når modtageren får din mail, ses billederne ikke som vedhæftninger, og modtageren skal heller ikke klikke på knappen "Vis billeder" for at se dem. Billeder fremkommer i mailen uden at brugeren i den anden ende skal foretage sig noget.
Nedenfor ses eksempel på en mail med billeder som er åbnet i rå tekst for at vise de skjulte data. Det du ser er i virkeligheden et billede i Base-64.
Signatur med kampagne
Kampagne rettes meget simpelt i en HTML editor og lægges på serveren, samme sted som du har alle andre DynamicSignature relaterede elementer. Så snart brugeren logger på næste gang, bliver deres signatur rettet, med de ændringer du har foretaget.
Redigering af Skabeloner
Redigering af dine skabeloner, eller oprettelse af nye er meget enkelt. Billedet ovenfor viser en skabelon som er åbnet til redigering.
Signaturen består af ren html. Der hvor du ønsker en bestemt information placerer du en markør. F.eks. ###MOBILE### angive mobil telefonnumret.
Det er muligt at benytte samtlige felter fra AD i dine skabeloner.
Teknisk Manual
Hvis du gerne vil have en endnu dybere forståelse, kan du her læse vores tekniske manual.
F.A.Q.
Q: Hvad sker der når en bruger logger på hjemmefra via VPN. Vil signaturene så være forsvundet eller blanke?
A: Nej. De genererede signature placeres på brugerens PC. Ikke på serveren. Og derfor vil de altid være tilrådighed.
Q: Understøttes kun html ?
A: Nej. Softwaren laver 3 signature. html/rtf/txt. Outlook vælger så automatisk selv den rigtige, i forhold til det format man vælger at skrive i.
Q: Kan produktet bruges på Citrixserver?
A: Ja uden problemer. Og Terminalserver.
Q: Kan brugerne anvende andre signature eller er de tvunget til at bruge denne?
A: Det er op til dig. Softwaren kan, hvis du ønsker det, lave de nødvendige indstillinger i Outlook så brugeren bliver nødt til at bruge den. Men ingen af de signature som brugeren allerede har vil blive slettet.
Q: Kan brugerne godt rette i signaturen inden han sender en mail, eller ændre hvilken signatur der skal bruges som standard?
A: Ja. Men har du sat den til at være standard, vil de indstillinger brugeren laver, bliver overskrevet igen, næste gang denne logger på netværket.
Q: Er der en brugervejledning med ?
A: Ja. Der følger en udførlig vejledning med, som er på Engelsk.
